Obligations de l’employeur en matière de confidentialité de l’extrait de casier judiciaire : quels sont les règlements à suivre ?

La demande d’un extrait de casier judiciaire est une pratique courante lors du processus de recrutement. Elle permet à l’employeur d’évaluer le candidat et d’éviter tout risque lié à son passé judiciaire. Cependant, plusieurs règles encadrent cette démarche et les obligations des employeurs en matière de confidentialité des informations contenues dans ce document doivent être scrupuleusement respectées. Découvrez dans cet article les réglementations à suivre pour vous assurer du respect des droits des salariés et éviter ainsi toute poursuite juridique.

Les conditions préalables pour demander un extrait de casier judiciaire

Avant d’aborder la question de la confidentialité, il convient tout d’abord de préciser les conditions dans lesquelles un employeur peut demander un extrait de casier judiciaire. En France, le Code du travail encadre strictement cette démarche, qui ne peut être réalisée que pour certains types d’emplois. L’employeur ne peut exiger un extrait de casier judiciaire que si celui-ci est expressément requis par la législation ou la réglementation en vigueur pour accéder à un emploi ou exercer une activité professionnelle (par exemple, les métiers en contact avec des mineurs).

Dans le cas où l’extrait est exigé, l’employeur doit informer le candidat de cette obligation. Le candidat doit lui-même effectuer la demande auprès des autorités compétentes et fournir l’extrait de casier judiciaire à son futur employeur.

Les obligations de confidentialité

Une fois en possession de cet extrait, l’employeur est soumis à plusieurs obligations en matière de confidentialité. En effet, les informations contenues dans le casier judiciaire relèvent du secret professionnel et sont protégées par la loi. L’employeur doit donc veiller à :

  • Ne divulguer ces informations qu’aux personnes strictement habilitées (par exemple, les membres du service des ressources humaines ou les responsables hiérarchiques) ;
  • Ne pas utiliser ces informations à d’autres fins que celles pour lesquelles elles ont été demandées (par exemple, ne pas s’en servir pour discriminer le salarié) ;
  • Détruire le document dès qu’il n’est plus nécessaire de le conserver (par exemple, lorsque la période d’essai est terminée).
A lire aussi  La mise en demeure en droit des contrats de sous-traitance

L’employeur qui ne respecte pas ces règles peut être poursuivi pénalement et encourt des sanctions pouvant aller jusqu’à une peine d’emprisonnement et une amende.

Le respect du RGPD

Au-delà des obligations liées au secret professionnel, l’employeur doit également respecter les dispositions du Règlement général sur la protection des données (RGPD) lorsqu’il traite des données personnelles issues de l’extrait de casier judiciaire. Le RGPD impose notamment :

  • De collecter et traiter ces données de manière licite, loyale et transparente ;
  • De ne traiter ces données que pour les finalités pour lesquelles elles ont été collectées et dans le respect des droits des personnes concernées (droit d’accès, de rectification, d’opposition, etc.) ;
  • De mettre en place des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour assurer la sécurité et la confidentialité des données.

Là encore, le non-respect du RGPD expose l’employeur à des sanctions pouvant aller jusqu’à 20 millions d’euros ou 4 % du chiffre d’affaires annuel mondial.

Conclusion

En conclusion, les employeurs qui demandent un extrait de casier judiciaire dans le cadre du processus de recrutement doivent être conscients des obligations légales et réglementaires qui en découlent. Le respect de la confidentialité des informations contenues dans ce document est primordial pour éviter toute poursuite juridique et préserver la confiance entre l’employeur et ses salariés. Il est donc essentiel de connaître les règles applicables en matière de secret professionnel et de protection des données personnelles afin d’assurer une gestion sécurisée et responsable de ces informations sensibles.